Für viele gehört die Kommunikation via E-Mail zum beruflichen Alltag dazu. Damit hierbei auch nichts schiefgeht, gibt es einige E-Mail-Regeln, die du beachten solltest. Mit meinem kleinen E-Mail-Knigge verrate ich dir, welche fünf Tipps du bei der Mailkommunikation unbedingt beherzigen solltest.
Das erfährst du in diesem Artikel:
Tipp 1: Sei freundlich
Tipp 2: Fasse dich kurz
Tipp 3: Achte auf die Gliederung
Tipp 4: Halte stilistische Regeln ein
Tipp 5: Prüfe deine E-Mail
Teil 6: Fazit
Mit einem Klick auf das gewünschte Thema landest du sofort im richtigen Abschnitt.
1. Tipp: Freundlichkeit zahlt sich aus
Einer der wichtigsten Tipps in der E-Mail-Kommunikation ist die Freundlichkeit. Du solltest deinen Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern stets freundlich gegenübertreten – auch bei Kritik. Vor allem im beruflichen Bereich kann es schädlich sein, unfreundliche E-Mails zu versenden. Bei einem Streitthema kann es besser sein, zum Telefon zu greifen. Schriftlich können sich solche Themen sonst schnell hochschaukeln und zu einem unbefriedigenden Ergebnis für beide Seiten führen.
Doch auch unabhängig von schwierigen Themen: Bleib stets freundlich und sei höflich. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um das in der Mailkommunikation deutlich zu machen.
Hier sind ein paar E-Mail-Knigge-Tipps:
- Sprich den Empfänger bei der Begrüßung direkt mit Namen an. Achte hier unbedingt auf die richtige Schreibweise und prüfe das lieber doppelt.
- Erkundige dich nach dem Wohlergehen deines Gegenübers. Das ist natürlich vor allem bei einer regelmäßigen Mailkommunikation empfehlenswert.
- Sage „bitte“ und „danke“. Auch wenn es klar sein sollte, wird dieser Punkt nach wie vor von einigen nicht beachtet.
- Schreibe die Höflichkeitsform (Sie / Ihnen) immer groß. Solltest du dein Gegenüber duzen, hast du die Wahl zwischen der Groß- oder Kleinschreibung.
- Wünsche dem Empfänger zum Beispiel einen schönen Tag und sage ihm, dass du dich über eine Antwort freust.
2. E-Mail-Knigge-Regel: Bring Aussagen auf den Punkt
Damit deine E-Mails nicht ausufern, solltest du dich kurzfassen und alle Aussagen auf den Punkt bringen. Am besten ist es, wenn du dir vorher genau überlegst, was du schreiben möchtest und dies schon mal in Stichpunkten notierst. So fällt es dir leichter, eine Mail zu senden, die nur das Wichtigste enthält und trotzdem aussagekräftig ist.
Das Gleiche gilt auch für den Betreff. Hier solltest du darauf achten, dass der Empfänger sofort erkennen kann, um was für ein Thema es sich handelt. Im Blogbeitrag rund um die Erstellung eines Newsletters gehe ich noch näher auf das Thema ein.
Manchmal lässt es sich nicht vermeiden, auch längere E-Mails zu schreiben. Gerade bei der Texterstellung werden Briefings oder andere Anweisungen mitgeschickt oder Fragen geklärt. Hierbei ist es wichtig, sauber zu gliedern, damit dein Gegenüber auch bei längeren E-Mails nicht den Überblick verliert. Wie das gelingt, zeige ich dir mit der nächsten Regel des E-Mail-Knigges.
3. Etikette-Regel: Achte auf eine saubere Gliederung
Mit einer sauberen Gliederung sorgst du für eine gute Übersicht und hilfst dem Empfänger dabei, deine Nachrichten leicht lesen zu können – selbst bei längeren E-Mails. Wichtig sind hier vor allem Absätze. Schreibe nicht einfach einen Text, ohne diesen zu unterteilen. Das sorgt schnell für Chaos und ist auch schwerer lesbar.
Achte deshalb bei jedem neuen Gedanken darauf, einen neuen Absatz zu machen, und gestalte die einzelnen Absätze nicht zu lang, denn am Display lassen sich lange Texte ohnehin schwieriger lesen. Vielleicht kannst du auch mit Aufzählungen oder Hervorhebungen arbeiten, wenn es sich anbietet und die Mail andernfalls sonst schwer greifbar ist.
Grundsätzlich sollte deine Gliederung wie folgt aussehen, um dem E-Mail-Knigge zu entsprechen:
- Begrüßung: Wie auch bei einem Brief solltest du dein Gegenüber begrüßen, zum Beispiel mit „Guten Tag“, „Hallo“ oder auch „Sehr geehrte/r“. Achte unbedingt darauf, den Namen richtig zu schreiben.
- Einleitung: Beziehe dich auf die letzte E-Mail oder erkläre, wie du darauf kommst, eine E-Mail zu senden. Bedanke dich für Unterlagen, ein Telefonat oder frage einfach, wie es dem Empfänger geht (natürlich nur, wenn es die Beziehung erlaubt).
- Hauptteil: Schildere dein Anliegen und fasse dich dabei so kurz wie möglich. Achte darauf, dass sich alles gut lesen und einfach verstehen lässt. Denke daran, Absätze zu machen.
- Schluss: Fasse bei längeren E-Mails noch mal zusammen, was zu tun ist, oder schreib einfach, wie es jetzt weitergeht. Sage zum Beispiel, dass du dich auf eine Antwort freust, oder stelle eine abschließende Frage.
- Grußformel: Am Ende deiner E-Mail sollte eine Grußformel stehen, zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“, „Beste Grüße“ oder „Schöne Grüße“. Setze auch deinen Namen darunter und wenn du magst und es sich anbietet, dann wünsche deinem Gegenüber doch noch einen schönen Tag oder etwas anderes Nettes. Das kommt immer gut an.
4. E-Mail-Knigge-Tipp: Achte auf einen guten Stil
Auch der Stil ist beim Schreiben einer E-Mail besonders wichtig. Hier gibt es natürlich unzählige Möglichkeiten, weshalb ich nicht auf alle eingehen kann. Allerdings möchte ich dir hier noch mal häufige Punkte nennen, die meiner Meinung nach bei vielen Empfängern nicht gut ankommen.
Das solltest du beim E-Mail-Knigge vermeiden:
- Schreibe Ausrufezeichen und Fragezeichen nicht mehrfach hintereinander. Das wirkt schnell unprofessionell und kann auch als Schreien verstanden werden. Generell sollte auch nicht jeder Satz mit einem Ausrufezeichen enden, ebenso wenig, wie alles in Großbuchstaben geschrieben werden sollte, da sonst ebenfalls dieser Effekt erzielt werden kann.
- Versuche dich nicht an Ironie, da so etwas in E-Mails meist nicht richtig verstanden wird und so für Missverständnisse sorgt. Besser ist es, klar und deutlich zu schreiben, was du möchtest.
- Emojis sind in beruflichen E-Mails ebenfalls sehr umstritten. Ich persönlich empfinde es nicht als schlimm, wenn mir jemand Mails mit Emojis sendet und reagiere dann auch entsprechend darauf. Allerdings würde ich das nur machen, wenn dein Gegenüber das ebenfalls gerne macht oder ihr euch entsprechend gut kennt, dass es kein Problem darstellt.
5. Tipp: Prüfe deine E-Mail vor dem Absenden
Das Allerwichtigste kommt zum Schluss: Wie bei allen Texten ist es auch bei E-Mails wichtig, dass du diese vor dem Absenden unbedingt noch einmal durchliest. Achte auf Fehler, aber auch darauf, ob alles gut verständlich ist. Erst wenn du zufrieden bist, solltest du deine Mail auch wirklich abschicken.
Fazit: Mit den Regeln des E-Mail-Knigges schreiben sich deine Mails wie von selbst
Es ist gar nicht so schwer, gute E-Mails zu schreiben. Damit die Mailkommunikation wie von selbst gelingt, ist es jedoch ratsam, die Regeln des E-Mail-Knigges zu beherzigen. Ich jedenfalls wünsche dir viel Erfolg bei deiner Kommunikation via E-Mail und würde mich sehr freuen, auch bald eine Mail von dir zu erhalten. Schreib mir gerne, wenn du Wünsche oder Anregungen zum Blog hast oder eine Texterstellung buchen möchtest.
